Das seit Jahresbeginn gültige Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister stellt neue Vorgaben an die Ausgestaltung von elektronischen Geschäftsbriefen. Kaufleute bzw. Unternehmen müssen demnach Angaben zum Firmennamen sowie Handelsregisternummer etc. nicht nur bei gedruckten Briefen machen, sondern jetzt auch auf E-Mails. Bei Nichtbeachtung der neuen Regelungen drohen Zwangsgelder oder Abmahnungen.
Nach der neuen Gesetzeslage gelten die Vorgaben zu den Informationen, die Unternehmen bzw. Kaufleute bislang ausschließlich auf gedruckten Geschäftsbriefen machen mussten, nun auch für den elektronischen Nachrichtenaustausch, also etwa für E-Mails.
Für Unternehmen, die den Regelungen des Handelsgesetzbuches unterliegen, bedeutet dies, dass Angaben wie der Firmenname, Ort der Handelsniederlassung, Handelregister-Nummer sowie Handelsgericht auch auf E-Mails enthalten sein müssen. Entsprechende Vorschriften finden sich nicht nur im Handelsgesetzbuch, sondern gelten auch für Aktiengesellschaften und GmbHs.
Die Pflicht zur Veröffentlichung dieser Angaben erstreckt sich grundsätzlich auf jeglichen externen Schriftverkehr, also auch elektronisch versendete Dokumente (E-Mails). Damit gehören neben Rechnungen oder Angeboten auch Auftrags- und Anfragebestätigungen sowie Bestellschein oder auch Quittungen zu diesen Schriftstücken, gleichgültig ob in gedruckter oder elektronischer Form. Ausnahmen gibt es nur für solche Schriftstücke, die im Rahmen bestehender Geschäftsbeziehungen in Form ausgefüllter Formulare ausgetauscht werden.
Bei Verstößen gegen diese Vorgaben drohen recht drastische Strafen. Bei einer GmbH kann ein Zwangsgeld von bis zu 5.000 EUR fällig werden. Daneben setzen sich die Unternehmen, die diese Regelungen missachten, zusätzlich der Gefahr aus, von Konkurrenten wegen unlauteren Wettbewerbs kostenpflichtig abgemahnt zu werden. Eine erste Abmahnwelle rollt bereits, wie Heise online (www.heise.de) gestern im Newsticker berichtete.
Praxis-Tipp:
Details zu den neuen Vorgaben für die Gestaltung des Schriftverkehrs finden Sie im § 37a des Handelsgesetzes (http://bundesrecht.juris.de/hgb/__37a.html), dem §80 des Aktiengesetzes (http://bundesrecht.juris.de/aktg/__80.html) sowie dem §35a des GmbH-Gesetzes (http://bundesrecht.juris.de/gmbhg/__35a.html).
Den Wortlaut des Gesetzes über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) können Sie hier abrufen: http://www.bgblportal.de/BGBL/bgbl1f/bgbl106s2553.pdf
