Am 01. Juli 2011 löst das elektronische "Datenaustauschverfahren Entgeltersatzleistungen" (§ 23c Abs. 2 SGB IV) das bisherige papierene Kommunikationsverfahren zwischen Arbeitgebern und Sozialversicherung ab. Nach einer Phase der freiwilligen Teilnahme an dem Verfahren zur Berechnung von Krankengeld, Verletztengeld, Übergangsgeld und Mutterschaftsgeld folgt jetzt der verpflichtende Umstieg von Papier auf Elektronik - sowohl für die Arbeitgeber als auch für die Sozialversicherung.
Die sog. Gemeinsamen Grundsätze der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung, die die Leitlinien des Verfahrens bestimmen und den Aufbau der Datensätze festlegen, wurden nach Anhörung der BDA am 07. Juli 2010 vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) genehmigt. Sie sind unter www.gkv-datenaustausch.de > Arbeitgeber > Entgeltbescheinigungen elektronisch abrufbar.
Umfängliche Informationen zum neuen Verfahren können der jetzt fertig gestellten Verfahrensbeschreibung (inkl. Datensatzkommentierung, Praxisbeispielen und Fehlerkatalog) der Spitzenverbände der Sozialversicherung entnommen werden (vgl. ebenfalls www.gkv-datenaustausch.de > Arbeitgeber > Entgeltbescheinigungen).
Besonders hinzuweisen ist hier auf die umfängliche Praxis-Kommentierung der Datensätze, die unter Federführung der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung (AWV) und Mitwirkung der BDA sowie Mitgliedern des BDA-Arbeitskreises Lohnabzugsverfahren und den Spitzenorganisationen der Sozialversicherung erstellt wurde (vgl. Anlage 1). Der AWV und der BDA ist es gelungen, einige - unter Umsetzungsgesichtspunkten - problematische Vorgaben im vorgegebenen Datensatz pragmatischen und praxisgerechten (Ausfüll-)Lösungen zuzuführen. Allerdings haben die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung nicht alle unsere Forderungen erfüllt bzw. konnten dies nicht aufgrund gesetzlicher Vorgaben (vgl. dazu Anlage 2). Diese Punkte hat die BDA bereits an das BMAS herangetragen, mit der Bitte um Beachtung bzw. Umsetzung bei der nächsten Überarbeitung der Gemeinsamen Grundsätze.
Um den Umfang der zu meldenden Datensätze und damit den Meldeaufwand der Arbeitgeber zu reduzieren, macht sich die BDA seit langem und gemeinsam mit den Krankenkassen dafür stark, die Berechnung des Krankengeldes erheblich zu vereinfachen. Zudem fordert die BDA gemeinsam mit der Bundesagentur für Arbeit (BA) und der Deutschen Rentenversicherung (DRV) Vereinfachungen bei den Angaben zum Übergangsgeld (betrifft § 48 SGB IX). Die BDA wird in ihren diesbezüglichen Vereinfachungsbemühungen nicht nachlassen und weiter gegenüber Politik und Ministerien Änderungen einfordern.
Mit Blick auf das neue Verfahren ist den Arbeitgebern zu empfehlen, Kontakt mit Ihren Softwarehäusern aufzunehmen und sich insbesondere über den "Liefertermin" der entsprechenden Softwareanpassungen zu informieren - soweit diese mit der Jahresendwartung noch nicht mitgeliefert bzw. vorgenommen wurden. Gegebenenfalls sind weitere Anpassungen in den Systemen der Arbeitgeber erforderlich bzw. interne Abläufe anzupassen.
Wichtig ist, dass die Unternehmen ab 01. Juli 2011 tatsächlich meldefähig sind, um die Zahlung von Entgeltersatzleistungen an Ihre Arbeitnehmer nicht zu gefährden.
